Prepara tu plan de ventas

Al comenzar tu año se te asigna el objetivo de ventas que has cumplir. Debes poner todos tu esfuerzos en la obtención de esa cifra. Al comienzo te parecerá que aun tienes todo un año para alcanzarla, pero si no te organizas y planificas tu trabajo, probablemente te arrepientas a final de año.

Esa organización es lo que llamo plan de ventas. El plan de ventas NO es sólo para las empresas o los departamentos comerciales; el concepto también aplica a nivel del profesional que realiza la venta.

Lo que vamos a buscar con el plan de ventas es determinar la cantidad de actividades/tareas que hay que hacer cada día/semana/mes para poder alcanzar el objetivo. Como es imposible saber a quien le vamos a vender que y cuando, vamos a utilizar las estadísticas para poder medir nuestra actividad diaria y disponer de un baremo que nos permita saber como lo estamos haciendo y si es necesario dedicar más tiempo a unas actividades y menos a otras.

Lo primero que tienes que hacer es traducir esa cifra económica en algo que te permita organizar las actividades necesarias para llegar a la meta. ¿Cuál es el precio promedio de una venta de tus productos/servicios?. Si los precios de los "proyectos" pueden variar mucho, podrías crear categorías de proyectos, por ejemplo: grandes, medios y pequeños. Entonces tendrías que responder otra pregunta: "¿Cuál es la proporción de ventas entre las distintas categorías?" y "¿Cuál es el precio medio de los proyectos en cada categoría?".

Digamos, como ejemplo, que la proporción entre las categorías es: El 60% de los proyectos son pequeños que tienen un valor de 1.000, el 30% son medios con un valor de 5.000 y el 10% son grandes con un valor de 20.000.

Ahora calcularemos una media ponderada y obtendremos el precio mix. La forma de calcular esta media ponderada es la siguiente:

60% x 1000 + 30% x 5000 + 10% x 20000 = 600 + 1500 + 2000 = 4.100.

Esto quiere decir que la venta mix de un proyecto es de 4.100.

El siguiente paso es determinar la cantidad de ventas que tiene que hacer. Si tu objetivo es de 100.000, entonces dividimos ese objetivo entre el precio mix, es decir 100.000 / 4.100 = 24,39. En otras palabras, este año tendríamos que realizar 25 ventas para alcanzar nuestro objetivo. Si las estadísticas se cumplen, deberías realizar unas 15 (60% de 25) ventas pequeñas, 7.5 (30%) ventas medias y 2.5 (10%) ventas grandes.

Si hacemos un cálculo sencillo, sin tomar en cuenta la estacionalidad, obtenemos que habría que hacer un poco mas de 2 ventas mensuales, o un poco más de 6 ventas trimestrales.

Excelente, ya tienes una idea inicial de la magnitud del trabajo que tienes que realizar.

Ahora vamos a tratar de identificar la cantidad de tareas que tienes que hacer para llegar a esa cantidad de ventas. Para eso necesitamos trabajar con el proceso de venta: ¿cuales son las actividades que lo componen?. Utilicemos un proceso sencillo:

El primer paso del proceso es realizar llamadas frías. Una vez que contactas a la persona tienes que solicitar una reunión para presentar el producto y buscar que te pida la oferta. El tercer paso es presentar la oferta y cerrar la venta. Para cada una de esas actividades es necesario determinar tus rátios de tener éxito. En otras palabras, ¿Cuántas llamadas tienes que hacer para conseguir una que acepte reunirse?¿Cuántos clientes tienes que visitar para conseguir uno que te pida oferta?¿Cuantas ofertas tienes que presentar para que lograr una venta? Repito, este proceso de venta es muy simple, pero nos viene bien como ejemplo.

Para no complicar mucho el modelo, vamos a suponer que los rátios de éxito son los mismos para las tres categorías (proyectos grandes, medios y pequeños) que hemos identificado.

El siguiente cuadro ilustra la información comentada en los párrafos anteriores, incluyendo las probabilidades de éxito para cada fase. Esas probabilidades de éxito son propias de cada vendedor y producto. Los valores que he colocado en el cuadro son inventados y no deben ser tomados como referencia:

Paso	Condición éxito	Prob. éxito	Comentario
Llamada fría	Fijar reunión	25%	Una de cada 4 llamadas tienes éxito
Reunión	Nos solicita oferta	50%	En una de cada 2 visitas te piden oferta
Presentar Oferta	Acepta la oferta	80%	Cuatro de cada 5 ofertas son aceptadas.
Venta realizada

El siguiente paso es calcular, partiendo desde el último paso, la cantidad de actividades a realizar para alcanzar el objetivo, es decir, las 25 ventas. El razonamiento es el siguiente: Si tengo que presentar 5 ofertas para lograr 4 ventas (80%), ¿cuántas tengo que hacer para conseguir 25 ventas?, el resultado es 31,25. Este resultado se redondea hacia arriba, lo que da 32 . En otras palabras, si quiero hacer 25 ventas a final de año, es necesario que presente 32 ofertas.

Sigues este razonamiento con el resto de las actividades y obtienes un cuadro como el siguiente:

Paso	Condición éxito	Prob. éxito	Cantidad
Llamada fría	Fijar reunión	25%	214
Reunión	Nos solicita oferta	50%	64
Presentar Oferta	Acepta la oferta	60%	32
Venta realizada			25

Ahora dispones de una guía de medida de la cantidad de actividades que debes realizar para alcanzar este objetivo.

Ahora toca llevar esas cantidades a una escala de tiempo. Para mantener el modelo simple, no voy a considerar la estacionalidad, es decir, tomar en cuenta que el nivel de actividad no es el mismo en todos los meses. Para este ejemplo supondremos que trabajamos todo el año y que todos los meses son iguales. Para el ejemplo supondré también que todos los meses son de 4 semanas.

¿Cuanto tiempo consume cada fase?. Digamos que el proceso completo de venta, en promedio, toma 2 meses, de los que se requiere 1 semana para lograr un reunión, 3 semanas para lograr que nos pidan la oferta y 4 semanas para lograr la firma.

Esto significa que de los 12 meses del año, debemos realizar las 214 llamadas en 10 meses, ya que los procesos que se inicien a partir de ese momento no podrán ser cerrados en el presente año (recuerda que el proceso de venta requiere 2 meses). Entonces, cada mes debemos hacer 22 (21,4) llamadas.

De forma similar seguimos con las demás actividades: el plazo para realizar las 64 reuniones es de 10 meses + una semana, y para presentar las 32 ofertas en 11 meses. El resultado es el siguiente:

Paso	Condición éxito	Prob. éxito	Cant.	Dur. (Sem)	Fecha Tope	Cant. mes
Llamada fría	Fijar reunión	25%	214	1	10 meses	22 (21,4)
Reunión	Nos solicita oferta	50%	64	3	10m+1s	7 (6,2)
Presentar Oferta	Acepta la oferta	60%	32	4	11m	3 (2,9)
Venta realizada			25	8	12m

Este cuadro te está diciendo que si quieres alcanzar tu objetivo debes realizar 22 llamadas al mes (una diaria) y lograr 7 reuniones al mes (más o menos 2 a la semana) y cerrar 3 ofertas al mes. Estas son tus metas a corto plazo.

Perfecto! Ya puedes organizarte, desde el primer día, para alcanzar tu objetivo. Te recomiendo que hagas todos estos cálculos con una Hoja de Cálculo, de modo que puedas ir realizando los ajustes necesarios basados en tu experiencia real, por ejemplo: si detectas que las probabilidades de éxito o los tiempos no son válidos.

Con un poco de sentido común podrás ajustar el modelo para tomar en cuenta el nivel de actividad de cada mes, incluir tus vacaciones e incluso plantearte la obtención del objetivo en 11 meses, disponiendo de un colchón de emergencia.

Ahora sólo falta una cosa: ponerlo en práctica.